Trong cuộc sống bận rộn ngày nay, thời gian càng trở nên vô giá. Chúng ta sở hữu những công cụ giúp mình liên tục kết nối với công việc, bạn bè, người thân, và đôi lúc thậm chí là người lạ. Bởi thế, chúng ta càng dễ dàng bị mất tập trung. Nếu bạn cũng nằm trong đa số ấy, thì có rất nhiều thứ bạn cần phải làm. Những điều được nhắc đến dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất!

Lập danh sách các việc cần hoàn thành

Trước khi lên kế hoạch và bố trí thời gian, bạn cần phải xác định mình sẽ làm những gì. Hãy lập một danh sách liệt kê đầu công việc, từ những thứ bình thường nhỏ nhặt nhất đến những điều rất quan trọng, bạn sẽ dễ dàng làm chủ thời gian và không lỡ mất đầu việc nào. Bạn có thể đặt ra hạn chót cho từng công việc dựa vào tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên. Ví dụ:

Ưu tiên số 1: phải hoàn thành trước 6 giờ tối nay

Ưu tiên số 2: phải hoàn thành trước 6 giờ tối mai

Ưu tiên số 3: phải hoàn thành cuối tuần này

Ưu tiên số 4: phải hoàn thành trong tuần sau.

Điều phối công việc cân bằng và hợp lý

“Tỉa” dần những công việc cần phải hoàn thành cuối tuần này, mỗi ngày một chút, bắt đầu với những công việc quan trọng nhất. Cụ thể hơn, bạn có thể:

• Làm những việc của ngày hôm nay trước. Tập trung vào những gì bạn đang làm và không được cho phép bản thân mất tập trung. Một khi những công việc hôm nay đã hoàn thành, đánh dấu chúng lại, và tiếp tục chuyển sang công việc của ngày tiếp theo.
• Khi những việc của ngày mai đã được hoàn thành thì bạn lại tiếp tục với những việc cần làm trong tuần. Chia nhỏ công việc ra sẽ tốt hơn hơn, giúp bạn giảm căng thẳng, kiệt sức và việc quản lý thời gian cũng trở nên hiệu quả hơn.
• Kết thúc ngày làm việc của bạn bằng một danh sách các công việc cần hoàn thành trong ngày mai. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt tiến độ công việc của mình.

Tập trung vào khoảng thời gian năng suất trong ngày

Một số người làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, một số khác lại có thể làm việc tốt vào buổi tối. Vì vậy, hãy tận dụng khoảng thời gian năng suất trong ngày của mình để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Phân bố thời gian làm việc và giải lao hợp lý

• Theo các nhà khoa học, 45 phút làm việc và 10 phút giải lao sau đó mang lại hiệu quả công việc tốt nhất đối với một học sinh bình thường. Bạn nên cân nhắc khối lượng công việc để có thể xen kẽ những quãng giải lao ngắn trong quá trình làm việc.
• Hãy tự đặt ra thời gian mục tiêu để hoàn thành một phần công việc hoặc toàn bộ công việc.

Dành thời gian thư giãn

Khi bạn đã dồn quá nhiều năng lượng vào công việc, bạn nên dành thời gian đề nghỉ ngơi. Điều này không chỉ giúp trí óc được tỉnh táo để quay lại với sự tập trung mà nó còn tốt cho sức khỏe của bạn. Có thể không cần quá nhiều thời gian, chỉ 10-15 phút nhưng hãy chắc chắn rằng bạn sẽ làm.

Theo dõi tiến độ công việc

• Gạch đi những việc đã hoàn thành trong danh sách.
• Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và thư giãn hơn khi hoàn thàng hết những nhiệm vụ hàng ngày. Đó là cảm xúc khi lần lượt những công việc được hoàn thành, giúp bạn cảm thấy có thêm động lực khích lệ để cố gắng.

Rà soát lại danh sách công việc

Hãy cập nhật và ưu tiên thứ tự các đầu việc của bạn một cách thường xuyên.

• Thêm những công việc mới vào danh sách. Điều này cần phải làm hàng ngày, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu lên kế hoạch quản lý thời gian.
• Gạch bỏ những việc đã hoàn thành và điều chỉnh lại thứ tự ưu tiên.
• Giao phó công việc cho những người khác. Trái lại với niềm tin thông thường, bạn không nhất thiết phải làm tất cả mọi việc. Bạn sẽ đạt được hiệu quả hơn nhiều khi bạn biết phân công việc cho cả những người khác.

Ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi ngày

Dành ra một khoảng thời gian thích hợp để ngủ sẽ giúp bạn luôn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng, có thể suy nghĩ và làm việc một cách sáng suốt và hiệu quả.

(Nguồn: Wikihow)